Pengertian Dan Cara Membuat Skala Prioritas - Skala prioritas penting saat kita berhadapan dengan banyak pekerjaan utama yang harus diselesaikan, saat itulah bagaimana cara kita untuk menentukan skala prioritas. Skala prioritas adalah sebuah cara dimana kita dapat menentukan urgensi yang dibutuhkan pada pekerjaan yang sedang dijalankan.
Cara ini merupakan hal yang akan sering kita hadapi pada lingkup pekerjaan. Akan tetapi, masih banyak orang kesulitan dalam menentukan skala prioritas pada pekerjaan yang harus diselesaikan. Apabila kamu salah satu yang masih kesulitan dalam menentukan skala prioritas, mari kita belajar bersama-sama terkait skala prioritas.
Kuadran pada skala prioritas
Dwight D. Eisenhower, merupakan mantan Presiden Amerika serikat sempat membuat skala prioritas yang hingga kini dikenal banyak oleh masyarakat dengan nama matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower ini akan membantumu membuat prioritas kegiatan berdasarkan urgensinya. Berikut kuadran skala prioritas menurut matriks Eisenhower ;
1. Penting dan mendesak
Kuadran ini berisi tentang hal-hal penting dan mendesak yang harus dilakukan lebih dulu karena memiliki pengaruh kuat pada kehidupan ataupun pekerjaan. Pekerjaan ini akan menjadi prioritas utama dan sebaiknya harus segera diselesaikan. Untuk melakukan pekerjaan ini disarankan pada pagi hari saat otak dan badan masih fresh.
2. Penting tapi tidak mendesak
Kegiatan atau pekerjaan di kuadran kedua ini bersifat jangka panjang dan dapat dilakukan pada sela sela waktu saat senggang. Meski dapat dilakukan saat senggang, kuadra kedua ini sebaiknya memiliki jadwal khusus agar dapat berjalan baik dan efektif. Contoh dari kuadran penting tapi mendesak ini seperti presentasi pada minggu depan, email untuk konsumen maupun olahraga secara rutin.
3. Mendesak tetapi tidak penting
Tugas ataupun kegiatan ini bersifat kurang penting namun mendesak. Untuk menjalankan pekerjaan ini, kamu dapat menjadwalkan ulang atau memberikannya kepada orang lain. Biasanya tipe pekerjaan ini tidak terlalu berimbas pada produktivitas kerja namun cukup mengganggu apabila tidak dikerjakan. Contoh dari tugas ini seperti mengecek email atau media sosial yang masuk.
4. Tidak mendesak dan tidak penting
Kuadran keempat ini sebaiknya menghindari untuk melakukannya, sebab skala prioritas dari pekerjaan ini hampir tidak ada sama sekali. Artinya kegiatan ini tidak berkontribusi terhadap produktivitas dan pekerjaan, bahkan dapat menghambat apabila terus dilakukan. Contoh dari kegiatan ini adalah sering membuka media sosial, bermain game hingga menonton YouTube di sela tugas kuadran satu yang harus kamu segera selesaikan.
Cara membuat skala prioritas
Setelah mengetahui kuadran skala prioritas di atas, kamu dapat mulai aplikasikannya dengan memperhatikan beberapa cara membuat skala prioritas pekerjaan di bawah ini:
- Kumpulkan daftar semua tugas, terutama tugas-tugas yang harus kamu selesaikan dalam waktu dekat. Jangan khawatirkan terkait jumlah item tugas tersebut.
- Identifikasi tugas, dengan menyeleksi tugas tersebut berdasarkan matriks Eisenhower.Dahulukan kuadran penting dan mendesak serta nilai pula tugas mana yang sekiranya akan membawa nilai tinggi bagi karir ataupun bisnis.
- Kerjakan tugas tersebut dari urutan yang lebih mudah ke urutan yang lebih sulit. Sebab terkadang bila kamu mendahulukan yang sulit akan banyak menyita waktu untuk tugas-tugas lainnya
- Fleksibel, dengan segala perubahan akan tugas di depanm karena bisa saja secara mendadak atasan akan membebanimu dengan tugas lain yang baru dan mendesak